Una de las preguntas más frecuentes en este último año ha sido la de «¿cómo te lo montas para hacer tantas cosas al mismo tiempo?». Escribir todas las semanas en mi blog, colaborar con otros tres, mi trabajo como coach con empresas y particulares, mis estudios universitarios a los cuarenta y tantos, el grupo de Facebook, mi canal de PodCast, las entrevistas, mantenerme en forma con una hora de ejercicio físico al día, organizar nuestros viajes, llevar la casa, mi vida en pareja «¿cómo llegas a todo?» y sobre todo «¿cómo se te ocurren tantas cosas?».
La respuesta es muy sencilla: organización efectiva y máxima productividad personal sin estrés.
¿Suena bien verdad? No es la primera vez que hablo del sistema GTD (Getting Things Done), la metodología de productividad personal ideada por David Allen y que conocí gracias a mi marido tal y como conté en el post GTD: una historia de amor.
Organización con eficacia, máxima productividad personal sin estrés
Pero esta vez voy a ir directa al grano sobre cómo llegar a todo (lo que realmente te interesa) sin morir en el intento. Porque de nada serviría que el día tuviera más horas, no te engañes.
Voy a confesarte una cosa: el estrés acaba con tu creatividad. Piensa cuántas veces has vivido esta situación: una semana de imprevistos, visitas de los jefes, un proyecto para ayer, todo se junta y vives una semana trágica. Te caes de la tabla, de repente tienes la sensación de que nada está bajo control. Es posible que más que una sensación sea una realidad.
Olvidas las cosas, tienes tantas tareas pendientes que no sabes por dónde empezar. Entras en un círculo vicioso en el que acabas con un bloqueo total. Necesitas un reset, te dices, o unas vacaciones.
Acabo de vivirlo hace unos minutos en casa con mi marido. Ha pasado su semana trágica particular. Por fin es sábado y empieza a recuperar el humor. Ha salvado la semana y todo vuelve a su normalidad. De repente empieza a escribir notas en los post-it que tiene repartidos por toda la casa. Me mira al verme sonreír y me dice «el estrés le corta el rollo a la creatividad. He vuelto». Y así es.
Bien, ¿qué es lo que hago yo? me preguntáis a menudo. No tengo hijos, lo cual ya ayuda bastante. Pero ahora en serio, lo que hago es capturar todo aquello que viene a mi mente para no olvidarme de nada. Y más importante, capturo para despejar la mente y así puedan llegar más cosas a ella.
Si tienes tu mente (pre)ocupada con mil cosas ¿cómo pretendes que lleguen las grandes ideas?
Capturar y aclarar, este es mi secreto
Situación recurrente: cuántas veces has dado un respingo en tu silla, en la cama o en el cine y te has dicho «¡tengo que hacer tal cosa!», «¡se me olvidó decirle esto a mi jefe!», «¡tengo que acordarme de hacer aquello!».
Consecuencia: ni has hecho lo que tenías que hacer ni estás disfrutando de la comida, del descanso ni de la película.
Problema: desgaste físico y emocional.
Solución: captura.
1# Captura: recopila todo aquello que llame tu atención
¿Qué es capturar? Cada vez que se te ocurra algo, una idea, algo que hacer, un libro que quieras leer, una serie que quieras ver, una persona con la que tengas que hablar de algo concreto, una idea para implantar en tu nuevo negocio, un tema sobre el que escribir ¡captúralo!
¿Para qué capturar? Básicamente para no dejar de hacer lo que esté haciendo. Me explico, muchas veces se nos ocurre algo de repente o nos acordamos de algo que consideramos urgente (y que casi nunca lo es) y dejamos de hacer lo que estábamos haciendo. Es decir, interrumpimos una comida, una conversación, el descanso, lo que sea. Actuar así no sólo no es efectivo, sino que genera estrés.
En cambio, el acto de capturar, escribir dos o tres palabras en un papel o hacer una foto de algo que nos ha llamado la atención te permite seguir haciendo lo que hacías sin perder la atención.
Las capturas deben consistir en notas de dos o tres palabras (sin verbo)
¿Qué capturo? Cualquier cosa que te llame la atención o que sea de tu interés: la portada de un libro, una etiqueta, un objeto, el outfit de una chica que pasa por tu lado, un artículo que lees en la sala de espera del médico, una idea sobre la que quieres escribir, una llamada pendiente de hacer, un tema a tratar con alguien del trabajo, una estrategia a tener en cuenta tu proyecto, un peinado que ves en una valla publicitaria, una idea para decorar tu salón ¡lo que sea!!!!
Como ves, no se trata de establecer una distinción entre el plano laboral y personal. La organización efectiva es integral, es para TU vida.
¿Cómo? Cada uno debe encontrar su herramienta adecuada, también llamados «contenedores» externos. Prueba todas las que hagan falta hasta que des con la tuya (pueden ser varias), pero no tengas demasiadas. Yo empecé con los papelitos en el escritorio, libretas en los bolsos, audios de voz, notas y fotos en el móvil. Fue un desastre, tenía tantas capturas repartidas en tantas herramientas que olvidaba donde estaban.
Saca de tu memoria a corto plazo todo aquello que llama tu atención en «contenedores» externos
A día de hoy sólo utilizo tres herramientas de captura que han resultado ser las más cómodas y eficaces para mí: si estoy en mi despacho anoto todas las capturas del día en un solo folio (de los reciclados para no gastar). Nada de papelitos que se puedan perder. Todo en una misma hoja para que me permita tachar (eso da mucho gusto). Si estoy fuera sólo utilizo capturas de imagen con el móvil o bien escribo notas en mi teléfono.
¿Por qué el teléfono y no una libreta? Porque nunca salgo sin mi móvil ¿quién lo hace? Actualmente utilizo la App Wunderlist, que me permite anotar todas mis capturas desde cualquier dispositivo.
Las capturas deben consistir en anotar dos o tres palabras y no precisan verbo. Por ejemplo, escucho en la radio la recomendación de Sergio del Molino sobre una biografía que me interesa y escribo «S. Zweig MªAntonieta». Esto me permite seguir escuchando el programa sin haber perdido el hilo.
La semana que viene te cuento qué hago con mis capturas para vaciar mi mente y dejar espacio para la creatividad 😉
Mientras tanto, te invito a que empieces a capturar, a buscar las herramientas más útiles o cómodas para ti. A probar cómo capturar una idea en tres palabras no te impide seguir trabajando sin distracciones. Practica, practica, practica.
Deja una respuesta