La semana pasada te conté cómo capturar en papelitos, notas o todas aquellas herramientas que te sean útiles en cada momento. Capturar todas aquellas cosas que captan tu atención te ayudará a vaciar la mente para poder dar rienda suelta a tu creatividad (post).
Hoy te cuento qué hacer con todas estas capturas que te llevarán a organizarte de manera eficaz y sin estrés. Si ya has empezado a capturar, ponte cómodo y te explico cómo continuar con este sistema de organización.
2# Aclara todo lo que has capturado ¿qué significa?
¿Qué hago con las capturas? Religiosamente elijo un momento para revisar todas la capturas del día. Suelo hacerlo nada más terminar de desayunar, que es cuando me siento y recopilo las capturas del día anterior. Pero puede ser cualquier otro momento, no importa, cada uno tiene el suyo. Confieso que a veces acumulo capturas de varios días y no pasa nada.
Voy de una en una y por orden. Por ejemplo, siguiendo con el ejemplo de la semana pasada: «libro S. Sweig MªAntonieta» ¿qué significa para mi esta captura? Si no he dejado pasar mucho tiempo (de ahí la importancia de aclarar todos los días), seré capaz de recordar que lo que capturé significa que quiero leer la biografía de Mª Antonieta escrito por Stefan Zweig que recomendó en la radio Sergio del Molino. Lo que hago con esta captura (y con todas las demás) es aclararla.
¿Qué es aclarar una captura? Este es el paso más laborioso y que requiere más esfuerzo, aviso importante. Por ello debes tener en cuenta que cuando te pongas a revisar las capturas para aclararlas debes disponer de algo de tiempo, no vale hacerlo con prisas. Aunque si no puedes terminar de aclarar, recoges las capturas y sigues en otro momento, no hay por qué hacerlo del tirón.
Aclarar es el primer paso ¿qué significa para mí lo que he capturado?
Aclarar significa pensar y decidir qué hacer con cada una de tus capturas. Es dar forma a lo que nos ha llamado la atención. Y para dar forma a una idea hay que dotarla de un verbo. Las capturas eran telegráficas ¿recuerdas? pero aclarar es el primer paso antes de pasar a la acción. Y cuando queremos pasar a la acción hay que pararse a pensar cómo lo ejecutaremos.
En el ejemplo «libro S. Sweig MªAntonieta», aclarar esta captura se convierte en una acción: «quiero comprar el libro de Stefan Sweig MªAntonieta cuando vaya a El Corte Inglés«, y esta aclaración irá a una lista propia que será, en mi caso, «compras».
¿Cómo aclaro las capturas? Yo utilizo la App Wunderlist pero puedes empezar con algo muy básico: un documento word de Google Docs para tenerlo en la nube. Esto significa que todas las listas estarán disponibles en todos los dispositivos: el ordenador de sobremesa de mi despacho, en mi portátil, en mi tableta y en mi teléfono móvil. Para poder consultar mi documento en cualquier lugar sin excepción. Además, funciona offline. No hay excusas.
Adelanto que cuando termino de aclarar todas las capturas del día me recorre por el cuerpo una sensación de libertad, como si me inyectaran oxígeno puro que me hace rejuvenecer. Es sentir que tengo todo bajo control, que ya puede llegar un tsunami a mi vida que sabré cómo resolver. No bromeo, aclarar las capturas del día da un gustirrinín difícil de explicar con palabras.
3# Organizar: crea tus propias listas
¿Para qué necesito un documento? Para hacer listas. En mi Wunderlist tengo listas temáticas o situacionales. Aviso que estas listas nunca son definitivas, pueden ir cambiando según las necesidades o intereses de cada momento. Ahora te explico cómo las vas a utilizar.
Las listas son útiles para ordenar tus capturas ya aclaradas y encontrarlas fácilmente
¿Para qué necesito hacer listas? Para ordenar tus capturas o ideas (todo lo que vas a aclarar) y poder encontrarlas fácilmente sin tener que tirar de memoria siempre que lo necesites y cuando lo necesites.
Te dejo de ejemplo algunas de las listas que tengo actualmente en mi Wunderlist. Tómalas sólo como referencia, como ejemplo de cómo te puede ayudar tener listas. No las copies, mejor crea las tuyas en función de tus necesidades:
- Lista de llamadas: obvio, llamadas pendientes de hacer.
- Lista a la espera: esta es muy útil porque son aquellas cosas en las que no puedo avanzar porque estoy a la espera de terceras personas.
- Casa: esta lista es muy útil para aquellas cosas que sólo puedes hacer en tu casa o referentes a cosas que hacer para la casa como desatascar un baño o redecorar el salón. También ejerzo de ama de casa, así que esta lista es imprescindible.
- Compras: aquí anoto todo lo que tengo pendiente de comprar, es decir, la lista que consulto cuando salgo de casa y me subo al coche porque se trata de aprovechar el tiempo ¿no? Por ejemplo, cuando haya comprado el libro de Stefan Sweig, tacharé la tarea y crearé otra acción «leer libro de Stefan Sweig», para lo cual tengo otra lista creada: Ocio/lecturas
- Recados: todas aquellas cosas que se hacen fuera de casa y de la oficina ¡esta lista es sorprendentemente útil!
- Agendas: esta lista es de personas. Tengo una docena de personas con las que mantengo un trato directo y frecuente. Cuando quiero hablar con alguien de un tema concreto, hacer una pregunta o tratar temas laborales concretos, lo anoto aquí.
- Cursos: aquí van todos los cursos que quiero hacer o que me interesa obtener información. Pego los enlaces y una breve descripción de por qué me interesa. También incluyo todos los cursos que estoy realizando en el presente (siempre hay muchos) con cosas pendientes, dudas para los profesores, enlaces de interés, etc.
- Ocio: probablemente esta es la lista que más me gusta. Aquí tengo subcategorías como películas, series, libros (el de S. Sweig ¿recuerdas?), viajes, restaurantes, excursiones, etc.
- Incubadora de ideas. Mi lista más grande y mi favorita (después del ocio): Aquí tengo actualmente 9 subcategorías. Una categoría por cada área en la que trabajo: incubadora de ideas para mi blog personal, para los blogs colaborativos, otra para mis entrevistas y PodCast, otra para el grupo de Facebook, incubadora de ideas para Team-Buildings, incubadora de ideas para escribir newsletter, etc.
El truco de las listas es saber dotarlas del contenido adecuado y saber utilizarlas
¿Cómo utilizar las listas? Lo confieso, tener tantas listas me horrorizaba, pero el truco reside en saber utilizarlas.
Antes he hablado de las listas situacionales.
4#Reflexionar
Ya sabes en qué consiste capturar y que es importante crear el hábito productivo de aclarar todo lo que llama tu atención. Has creado tus listas para organizar la información de manera que la puedas encontrar cuando tenga sentido para ti.
¿Sabes cuál es el siguiente paso? Reflexionar. Puede que hayas agendado en tu calendario todo lo que tenga fecha y hora (una cita o una reunión), que hayas incubado una idea o que tengas al día tu lista de cosas que ver en tus próximas vacaciones, pero…. ¡revisa tus listas con cierta frecuencia!
Y como te he dicho antes, las listas y todas las herramientas de captura que utilices son dinámicas, nunca definitivas. Piensa si tiene sentido para ti y cámbialo todas las veces que sea necesario hasta que encuentre tu método ideal para crear hábitos productivos.
5#Ejecutar
Ya sólo te queda pasar a la acción. Un excelente hábito productivo consiste en elegir tus acciones en base al contexto ¿qué significa? Te pongo ejemplos.
Ejemplos casos prácticos:
Caso 1# Verás, hay veces que tienes unos huecos en los que no te merece la pena ponerte a empezar algo (un informe, un post, ir al gimnasio). Imagina que sólo tienes 10′ y tienes el teléfono en la mano: vete a la lista de llamadas pendientes, seguro que puedes tachar algunas.
Caso 2# Imagina que has salido a hacer recados y/o compras. ¿Cuántas veces has llegado a casa y has dicho «mecachis en la mar que se me olvidó pasar por la tintorería»? Tan fácil como en un semáforo revisar tu lista de recados: hacer copia de llaves, recoger ropa de la tintorería, pasar por el zapatero e ir a recoger los libros que encargué. Con una salida quizás puedas hacerlo todo ¿no?
Caso 3# Has tenido tu reunión semanal con tu jefe y nada más salir por la puerta te maldices porque olvidaste pedirle tus vacaciones o comentar un tema sobre el informe que te pidió y con el que no avanzas. Si tienes en tu agenda a tu jefe, ya sabrás que en la lista tendrías apuntadas todas las cosas a tratar la próxima vez que te reúnas con él ¿lo vas pillando? Sólo tienes que tomar el hábito de abrir tu documento y chequear la lista de la persona que tienes delante.
Caso 4# Estoy en el Corte Inglés pero estoy tan cansada que no recuerdo qué tenía que comprar. Pero no pasa nada, abro mi Wunderlist en mi móvil y de un vistazo veo todo lo que tengo pendiente de comprar. Lo mejor de esta lista es que evito hacer compras innecesarias y deambular por el centro comercial arriba y abajo como pollo sin cabeza. Voilà!
Caso 5# ¿Alguna vez has tenido el síndrome de la página en blanco? Eso ya no va a ser un problema si has capturado y aclarado las ideas que han venido a tu mente mientras estabas en el gimnasio, en el baño o de viaje. Sólo tienes que ir a tu lista de ideas y elegir la que más te apetezca
Caso 6# Llega el fin de semana y te apetece quedarte en casa y leer, o ir a ver una película o probar un restaurante nuevo del que te han hablado maravillas pero cuyo nombre no recuerdas. Es muy habitual quedarse en blanco a pesar de saber que hay muchas pelis, libros y restaurantes pendientes. Vete a tu lista y elige lo que más que guste, así de fácil.
Mi experiencia: vivir sin estrés
Ahora que tienes el esquema de un hábito productivo para acabar con el estrés, te cuento mi experiencia propia tras haber sucumbido a la secta GTD (Getting Things Done).
¿Ves la utilidad de tener listas? Yo ya no puedo vivir sin ellas (y me encanta tachar) y eso que siempre he presumido de buena memoria. Lo importante aquí es saber cómo dotarlas de contenidos y saber dónde colocar la información.
Pero si te soy sincera, el paso que requiere más esfuerzo y en el que le pongo todo mi empeño es en el 2#Aclarar, porque requiere esfuerzo. Es fácil de entender y de implementar, pero para que sea un hábito productivo que salga de manera natural va a tener que pasar algún tiempo. Estoy en ello 😉
Aclarar requiere tiempo y esfuerzo: requiere pensar qué y cómo lo vamos a hacer
Antes decía que aclarar requiere tiempo y esfuerzo, porque no vale con poner «tema informe jefe». Cuando aclaras tienes que ser generoso con los detalles. Porque si te plantas delante de tu jefe y lees «tema informe» te vas a quedar igual que cuando has llegado a su despacho. Te lo digo por experiencia.
En tu lista de Agenda/Jefe debes describir con detalle lo que quieres tratar con él. De este modo vacías tu mente y cuando estés en su despacho no tendrás que hacer el esfuerzo de pensar, eso ya lo habrás hecho antes en el paso de aclarar. Tira de la lista y sigue focalizado en la reunión ¿tiene sentido para ti?
Lo mismo ocurre cuando aclaro una nota que dice «web Laura Ribas» ¿qué significa? Cuando aclaro esta captura escribo que me voy a inspirar en algo muy concreto de su web, incluso pegaré el enlace para no tener que ir a buscarlo cuando me ponga con el tema de mi página.
*Nota: pegar los enlaces es lo más, ¡no sabes cuánto tiempo te ahorras a la hora de ejecutar!
La eficacia radica en revisar las listas semanalmente
La eficacia está en revisar estas listas una vez a la semana. ¿Sabes por qué? Porque puede ocurrir que lo que nos parecía una gran idea ayer hoy ya no nos lo parezca. Táchalo o bórralo. Porque te darás cuenta de la cantidad de cosas que te esforzabas en retener sin necesidad. Además, con la revisión semanal de tus listas irás viendo la progresión de tus tareas: lo que ayer era una llamada ahora esté en espera o se ha resuelto y puedes pasar a la acción con el siguiente paso.
Por no hablar del gusto que te recorre el cuerpo y la sonrisa de estúpida que se te queda cuando sientes que lo estás haciendo bien, que tú dominas al estrés y no el estrés te domina a ti. Cuando sientes que por fin tienes las riendas de tu vida en lugar de la sensación de que un camión te ha pasado por encima cada noche cuando te acuestas.
Gracias al método capturar/aclarar me despierto por las mañanas con la mente completamente vacía
A efectos prácticos, por si el método capturar/aclarar/organizar/reflexionar/ejecutar aún no te resulta convincente, te diré que mi mayor ganancia es que me despierto por las mañanas con la mente completamente vacía. Sé que todo está bajo control, no tengo de qué preocuparme. Puedo tomarme el café sin estar pensando en el trabajo. Puedo meterme debajo de la ducha y disfrutarla. Sé que todo está en las listas.
Además, tener la mente despejada me ahorra disgustos, estoy de mejor humor y mi relación de pareja va como la seda. Créeme si te digo que tendrás más energía para tu ocio, ganarás capacidad de concentración y disfrutarás de estar con tus seres queridos sin tener preocupaciones en la cabeza. Estarás en el aquí y en el ahora. Todo lo demás estará en tus listas ¡pero no te olvides de revisarlas!
Y lo mejor, sentirás que te quitas muchos dolores de cabeza. Yo me siento más ligera, más creativa, más dispuesta a prestar atención a lo que me rodea porque no estoy esforzándome en recordar lo que tengo que hacer en todo momento. Todo fluye.
Por fin he encontrado una estrategia que me evita tener que tirar de mi fuerza de voluntad o de mi memoria. Un año después de empezar a incorporar el sistema GTD en mi vida, el hábito de capturar y aclarar forma parte de mi día a día.
Por fin una una estrategia que evita tener que tirar de mi fuerza de voluntad o de mi memoria
Sé que cuando lo cuento la gente me mira con una mezcla de incredulidad y de asombro. Tuve un buen maestro, José Miguel Bolívar (consultor artesano en efectividad centrada en las personas en Optima Infinito) y mi propio marido, que lleva años en la secta GTD. Pero lo cierto es que funciona.
No recuerdo haber sido tan creativa en mi vida, ni haber aprovechado tan bien el tiempo, ni estar tan tranquila. Echando un vistazo al 2018, yo misma me sorprendo de la cantidad de cosas que he llegado a hacer en el último año ¿qué mayor demostración de que sí se puede ser organizado de forma eficaz?
No necesitas más horas al día. Sólo necesitas organizarte mejor.
Adiós contracturas, adiós estrés, adiós sobresaltos.
Bienvenida la creatividad.
NOTA: recomendación personal. Si estás motivado para incorporar nuevos hábitos en tu vida, hazlo poco a poco, empieza con cosas sencillas o de tu día a día. Si sientes que tu vida hoy es un caos, es posible que no sea buena idea incorporar un nuevo método que te causará aún más estrés porque todo lo que nos es desconocido es potencialmente peligroso para nuestro cerebro. En cambio, puedes empezar a capturar durante tus vacaciones en la playa o en el campo. Acostúmbrate a crear listas y aclarar esas notas en tu documento. A medida que sientas que tienes las herramientas adecuadas podrás ir incorporando el método en todas las áreas de tu vida.
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